AVG mailen met klanten

Waarom is de beveiliging van een externe verbinding zo belangrijk geworden?

Iedereen heeft recht op zijn privacy en iedereen wilt zijn privacy een stukje kunnen waarborgen. Voor de komst van de AVG hadden mensen weinig controle over de manier waarop er met hun privacygevoelige informatie door organisaties werd omgegaan. De AVG heeft de mensen handvaten geboden om weer de controle te krijgen over hun eigen data en privacy.

Voorheen werd privacygevoelige informatie vaak verstuurd over een onbeveiligde omgevingen, zoals het standaard email protocol. Dit betekent dat via deze weg de informatie al dan niet onbedoeld bij de verkeerde persoon terecht zou kunnen komen. Waardoor privacy gevoelige informatie zomaar bij de verkeerde mensen in handen kunnen komen.

Daarom is sinds mei 2018 de AVG/GDPR van toepassing. Beveiligd Mailen maakt het daarom voor organisaties mogelijk om documenten beveiligd te versturen.

Waarom is een standaard e-mail niet veilig genoeg?

Bij het versturen en ontvangen van een normale e-mail zijn meerdere partijen betrokken: de mailserver of internet service provider van de verzender, de mailserver of internet service provider van de ontvanger en eventuele anti-spam en antivirus partijen. Van de meeste van deze partijen heeft u hoogstwaarschijnlijk geen weet hoe ze hun beveiliging hebben ingericht.

Geen enkele garantie
Er is geen enkele garantie af te geven dat alle stappen in het e-mailproces middels een veilige verbindingen hebben plaatsgevonden. Sommige mailservers versleutelen het transport, andere mailservers doen dat niet. Daarnaast kan de ontvangende partij de e-mail na ontvangst wijzigen waardoor je als verzender met lege handen staat. Je kunt namelijk niet aantonen dat de inhoud is gewijzigd.

E-mail is een open systeem, zonder controle van de identiteit van de verzender. Hierdoor kunnen verzenders zich anders voordoen en denk je dat je een veilige e-mail krijgt, maar dat is niet zo. Hierdoor kunnen er vervelende extra zaken bij een e-mail zitten zoals virussen of spam.

Beveiligd Mailen met klanten

Sinds de komst van de AVG zijn er vele diensten op de markt gekomen die een beveiligde verbinding voor bedrijven kunnen faciliteren. Aangetekend Mailen onderscheidt zich door een end-to-end oplossing aan te bieden.

End-to-end oplossing
Aangetekend Mailen zorgt ervoor dat u vanuit uw eigen mailomgeving een beveiligde/aangetekende mail kunt versturen naar de ontvanger zijn eigen mailomgeving. Dit betekend dat zowel de verzender als ontvanger niet verplicht is om naar een mijn-omgeving te gaan om uw bericht op te halen.

Voordelen
Doordat de e-mail zowel verzonden als ontvangen wordt in de eigen mailomgeving wordt er van zowel de verzender als de ontvanger zo min mogelijk gevraagd. Zo is het continue inloggen in verschillende mijn-omgevingen en de wachtwoorden hiervan vergeten compleet verleden tijd. Een ontvanger kan nu zijn beveiligde mail ontvangen in zijn eigen, vertrouwde inbox. Dit verhoogd niet alleen de acceptatiegraad van uw e-mails, maar is ook nog eens enorm klantvriendelijk. Reden genoeg om te beginnen met AVG mailen met klanten!

Documenten printen, ondertekenen en naar het postkantoor brengen, met Aangetekend mailen is het verleden tijd: u verstuurt belangrijke documenten met een druk op de knop. Het is zelfs mogelijk om de dienst in bestaande processen te integreren, zoals de automatische verzending van facturen, aktes of polissen. Een efficiencyslag waarmee u direct kosten bespaart.

Onze aangetekende mails bieden juridische zekerheid conform EU-verordening eIDAS. Als onafhankelijke derde leggen we vast wie wat op welk moment met wie communiceert. Belangrijk, vooral bij correspondentie rondom een conflict. Door ontvangst en acceptatie te registeren, kunt u aantonen dat u er alles aan heeft gedaan om een document ter kennisgeving aan te bieden.

Digitalisering vraagt om verandering. Daarom starten vele organisaties in een beperkte omgeving, waarbij we met een klein team inventariseren, implementeren en verbeteren. Zo werken we samen aan een toekomstbestendige oplossing voor de gehele organisatie.